Frequently Asked Questions (FAQ)
Temukan jawaban atas pertanyaan umum mengenai sistem SmartPajar.
Umum & Konsep Dasar
SmartPajar adalah sistem digital komprehensif untuk mengelola proses pelaporan, pemantauan, dan supervisi kegiatan belajar mengajar di madrasah, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas.
SmartPajar mengatasi keterbatasan sistem konvensional yang manual, seperti pelaporan berbasis kertas yang lambat, supervisi yang tidak terdokumentasi, analisis data yang sulit, dan komunikasi yang terfragmentasi antar pemangku kepentingan.
Sistem ini dirancang untuk 6 peran utama: Guru, Kepala Madrasah, Pengawas, Orang Tua, Admin Madrasah, dan Super Admin.
Visinya adalah "Mewujudkan ekosistem pengawasan pendidikan yang cerdas, adaptif, dan berbasis data untuk peningkatan mutu berkelanjutan di madrasah."
Dasbor adalah halaman utama yang menyajikan ringkasan data visual (seperti grafik dan statistik) yang relevan dan penting sesuai dengan peran pengguna yang sedang login.
RBAC adalah model keamanan yang digunakan SmartPajar untuk mengatur hak akses. Artinya, fitur dan data yang bisa Anda lihat dan gunakan ditentukan oleh peran Anda (misal: Guru tidak bisa mengakses menu Kepala Madrasah).
Rombel adalah singkatan dari Rombongan Belajar, yaitu kelompok siswa yang terdaftar dalam satu unit kelas pada tahun ajaran tertentu, contohnya "Kelas VII-A".
Roster adalah istilah lain untuk jadwal pelajaran lengkap yang berisi informasi mata pelajaran, guru pengampu, kelas, hari, dan jam sesi.
Ya, SmartPajar dibangun dengan teknologi web modern yang responsif, sehingga dapat diakses dengan baik melalui browser di PC, laptop, maupun smartphone.
Tujuan utamanya adalah mendigitalkan alur kerja inti pelaporan dan supervisi untuk efisiensi. Ini secara signifikan mengurangi kebutuhan proses manual, meskipun beberapa prosedur sekolah mungkin masih berlaku secara paralel.
Manfaat utamanya adalah menciptakan siklus perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) yang berbasis data, mempercepat tindak lanjut, meningkatkan akuntabilitas, dan membangun komunikasi yang lebih baik antara sekolah, guru, dan orang tua.
Akun pengguna dibuat dan dikelola oleh Admin di tingkatannya masing-masing. Guru, Kepala Madrasah, dan Orang Tua mendapatkan akun dari Admin Madrasah. Admin Madrasah mendapatkan akun dari Super Admin.
Spot Check adalah proses verifikasi laporan secara acak atau spesifik yang dilakukan oleh Pengawas untuk memastikan kualitas, kebenaran, dan konsistensi data yang dilaporkan oleh guru.
Supervisi internal dilakukan oleh Kepala Madrasah untuk memantau kinerja guru di sekolahnya sendiri. Supervisi eksternal dilakukan oleh Pengawas untuk membina dan memantau beberapa madrasah di wilayah binaannya.
Ya, keamanan adalah prioritas. SmartPajar menggunakan model keamanan RBAC yang ketat, enkripsi data, dan praktik terbaik lainnya untuk memastikan data Anda aman dan hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang.
Untuk Guru
Setelah login, di dasbor Anda akan terlihat jadwal mengajar hari ini. Klik tombol "Buat Laporan" pada sesi yang telah selesai, lalu isi form yang tersedia (materi pokok, tujuan, capaian, dll) dan simpan.
Tombol "Buat Laporan" akan aktif setelah jam pelajaran sesi tersebut berakhir. Anda diharapkan mengisi laporan sesegera mungkin setelah mengajar.
Fitur absensi terintegrasi dalam form laporan pembelajaran. Saat mengisi laporan, Anda akan menemukan bagian untuk mengelola absensi siswa di kelas tersebut.
Anda bisa mengubah status default "Hadir" menjadi "Izin", "Sakit", atau "Tanpa Keterangan". Data ini akan langsung terlihat oleh Orang Tua dan Kepala Madrasah.
Dari menu utama, pilih "Nilai Evaluasi", lalu klik "Input Nilai Baru". Pilih kelas, mata pelajaran, dan jenis evaluasi (misal: Ulangan Harian), lalu masukkan nilai untuk setiap siswa.
Ya, pada form laporan terdapat fitur "Unggah File" (opsional) untuk melampirkan dokumen pendukung seperti RPP, materi presentasi, atau foto dokumentasi kegiatan.
Centang "Tandai sebagai Kendala" jika ada masalah signifikan (misal: proyektor rusak). Centang "Tandai sebagai Pencapaian Khusus" jika ada prestasi luar biasa (misal: siswa menang lomba). Ini akan menjadi prioritas perhatian bagi Kepala Madrasah.
Anda akan menerima notifikasi di ikon lonceng. Klik notifikasi tersebut untuk membuka laporan terkait dan melihat umpan balik yang diberikan.
Ya, di bawah kolom umpan balik dari Kepala Madrasah atau Pengawas, terdapat kolom balasan bagi Anda untuk memberikan tanggapan atau klarifikasi.
Dasbor kinerja tersedia di halaman utama Anda setelah login. Dasbor ini menampilkan progres jam wajib mengajar dan status kelengkapan laporan Anda.
Anda dapat menggunakan fitur "Laporan Guru Pengganti". Buka form laporan seperti biasa, pilih opsi "Sesi digantikan oleh Guru Lain", lalu pilih nama guru pengganti. Guru pengganti akan menerima notifikasi untuk mengisi detail laporan sesi tersebut.
Gunakan fitur "Ajukan Perubahan Roster". Dari menu Jadwal, pilih sesi yang ingin ditukar, ajukan perubahan ke guru target. Jika guru target setuju, permintaan akan diteruskan ke Admin Madrasah untuk verifikasi final.
Semua laporan Anda tersimpan sebagai arsip digital. Anda dapat mengaksesnya melalui menu "Arsip Laporan" untuk melihat portofolio mengajar Anda.
Gunakan fitur "Ruang Konsultasi". Anda bisa membuat pertanyaan baru, menulis judul dan detail pertanyaan, bahkan melampirkan RPP. Pengawas di wilayah binaan Anda akan dapat melihat dan menjawabnya.
Ya, umumnya laporan masih bisa diedit selama belum diverifikasi atau dikunci oleh atasan. Cari laporan yang ingin diubah di arsip, lalu klik opsi untuk mengedit.
Untuk Kepala Madrasah
Dasbor Kepala Madrasah menampilkan data vital secara real-time, seperti jumlah total laporan masuk hari ini, laporan prioritas yang ditandai "Kendala", grafik status laporan, dan tren keterlambatan pelaporan guru.
Gunakan menu "Laporan Guru Ada Kendala". Sistem akan otomatis memfilter dan menampilkan semua laporan yang ditandai "Kendala" oleh guru, sehingga Anda bisa segera menindaklanjutinya.
Buka detail laporan yang ingin ditinjau. Di bagian bawah, terdapat kolom "Umpan Balik Kepala Madrasah". Tuliskan komentar, apresiasi, atau arahan Anda, lalu klik "Kirim Umpan Balik". Guru akan langsung menerima notifikasi.
Masuk ke menu "Supervisi" > "Performa Guru". Pilih nama guru yang ingin dianalisis. Anda akan melihat detail performa seperti persentase ketepatan waktu pelaporan, jumlah laporan berkendala, dan riwayat umpan balik.
Ya, melalui menu "Kesiswaan" > "Rekap Kehadiran". Anda dapat melihat statistik kehadiran (persentase hadir, izin, sakit, alpa) untuk seluruh madrasah atau memfilternya per kelas (rombel).
Anda berperan sebagai supervisor internal. Tugas utama Anda adalah memantau kualitas dan keterlaksanaan pembelajaran setiap hari, memberikan pembinaan yang cepat, dan memastikan tindak lanjut atas kendala yang dilaporkan.
Dasbor Anda memiliki grafik "Tren Keterlambatan Pelaporan" yang menunjukkan jumlah guru yang terlambat membuat laporan dalam seminggu terakhir. Anda juga bisa melihatnya dari rekap performa per guru.
Ya, saat Anda membuka detail sebuah laporan, semua file yang dilampirkan oleh guru (seperti RPP atau foto) akan dapat dilihat dan diunduh.
Sama seperti laporan berkendala, terdapat menu khusus "Laporan Guru Pencapaian Khusus" di dasbor Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan apresiasi dan menyebarkan praktik baik (best practices).
Ya, melalui fitur umpan balik pada setiap laporan. Komunikasi ini terdokumentasi dan terhubung langsung dengan konteks laporan pembelajaran, membuatnya lebih efektif daripada chat pribadi.
Ya, pada halaman rekap performa atau daftar laporan, biasanya terdapat fitur untuk mengekspor data ke format PDF atau Excel untuk keperluan dokumentasi atau rapat evaluasi.
Guru yang bersangkutan akan menerima notifikasi. Umpan balik Anda akan tercatat secara permanen pada laporan tersebut sebagai bagian dari rekam jejak pembinaan.
Dengan menyajikan data terpusat dan terstruktur, sistem membantu Anda mengidentifikasi pola masalah, mengevaluasi kinerja secara objektif, dan membuat kebijakan peningkatan mutu yang berbasis bukti, bukan hanya asumsi.
Ya, sebagai Kepala Madrasah, Anda memiliki akses untuk melihat jadwal pelajaran (roster) lengkap untuk semua kelas dan guru di madrasah Anda.
Pengajuan online dari orang tua akan masuk ke sistem. Tergantung konfigurasi alur kerja, Anda atau Admin Madrasah akan menerima notifikasi untuk memverifikasi dan menyetujui pengajuan tersebut.
Untuk Pengawas
Setelah login, di bagian atas halaman Anda akan ada menu dropdown untuk memilih madrasah mana di dalam wilayah binaan Anda yang datanya ingin Anda lihat. Anda bisa berpindah antar madrasah dengan mudah.
Dasbor ini menampilkan data perbandingan antar madrasah binaan, seperti: grafik batang total laporan, peta tren kendala yang paling sering muncul di seluruh wilayah (misal: masalah sarpras), dan daftar "Best Practices" dari laporan dengan pencapaian khusus.
Pilih salah satu madrasah binaan, masuk ke menu "Daftar Laporan". Anda bisa menggunakan filter untuk mencari laporan spesifik (misal: semua laporan Matematika minggu lalu). Buka laporan, tinjau isinya, lalu berikan "Tanda Verifikasi Pengawas" dan catatan strategis di kolom umpan balik.
Ya. Gunakan menu "Laporan Periodik". Tentukan rentang tanggal, pilih madrasah yang ingin direkap (bisa satu atau semua), dan pilih format unduhan (PDF untuk laporan formal atau Excel untuk analisis lebih lanjut).
Peran Anda adalah sebagai supervisor eksternal yang berfokus pada analisis data agregat dan supervisi strategis. Anda memantau mutu lintas madrasah, mengidentifikasi tren, dan memberikan pembinaan strategis berdasarkan data.
Sistem ini memungkinkan Anda melakukan supervisi strategis tanpa harus selalu hadir fisik di setiap madrasah. Anda bisa memantau aktivitas harian dari jarak jauh dan menjadwalkan kunjungan fisik yang lebih terarah berdasarkan data temuan di sistem.
Umpan balik Kepala Madrasah lebih bersifat taktis dan harian untuk perbaikan langsung. Umpan balik Anda sebagai Pengawas lebih bersifat strategis, mungkin terkait implementasi kurikulum, kebijakan, atau pembinaan mutu jangka panjang.
Dasbor agregat Anda memiliki bagian yang menyorot laporan-laporan dengan "Pencapaian Khusus". Ini adalah cara cepat untuk mengidentifikasi inovasi atau metode pengajaran yang berhasil di satu madrasah untuk kemudian dibagikan ke madrasah lain.
Hak akses Anda umumnya difokuskan pada data pembelajaran dan performa guru. Akses ke data pribadi siswa biasanya terbatas untuk menjaga privasi, kecuali jika relevan dengan konteks laporan yang sedang Anda periksa.
Pertanyaan dari guru akan muncul di menu "Ruang Konsultasi". Anda bisa membuka pertanyaan, memberikan jawaban yang komprehensif. Jawaban Anda akan membentuk basis pengetahuan (knowledge base) yang bisa dibaca oleh guru-guru lain.
Untuk Orang Tua
Anda bisa melihat informasi yang paling relevan dengan perkembangan anak Anda, yaitu: status kehadiran harian, riwayat absensi, ringkasan hasil evaluasi (nilai), dan jadwal pelajaran mingguan anak.
Setelah login, dasbor utama akan langsung menampilkan status kehadiran anak Anda untuk hari ini (misal: Hadir, Sakit, Izin, atau Alpa).
Di dasbor Anda, klik tombol "Ajukan Izin/Sakit". Isi formulir online dengan memilih alasan, rentang tanggal, dan memberikan keterangan singkat. Anda juga bisa melampirkan file pendukung seperti surat dokter.
Pilih menu "Nilai Akademik" atau "Lihat Nilai Evaluasi". Anda bisa melihat daftar nilai (ulangan, tugas, dll) yang telah diinput oleh guru, lengkap dengan tanggal dan jenis evaluasinya.
Ya, Anda akan menerima notifikasi terkait status pengajuan izin/sakit Anda (misalnya saat pengajuan disetujui). Anda juga dapat melihat pengumuman umum dari madrasah di dasbor Anda.
Ya, jika guru memberikan catatan khusus terkait perilaku atau perkembangan anak Anda pada laporan hari itu, catatan tersebut akan muncul di dasbor Anda.
Umumnya tidak. Modul Orang Tua difokuskan pada hasil dan kehadiran, bukan pada detail perencanaan mengajar guru, untuk menjaga agar antarmuka tetap sederhana dan relevan.
Sistem akan mendeteksi jika Anda memiliki lebih dari satu anak. Saat mengajukan izin atau melihat nilai, Anda akan diminta untuk memilih nama anak terlebih dahulu.
Modul Orang Tua saat ini difokuskan sebagai kanal informasi satu arah dan pengajuan izin. Untuk komunikasi dua arah dengan guru, Anda disarankan menggunakan jalur komunikasi yang sudah ditetapkan oleh pihak madrasah.
Pada halaman login, biasanya terdapat tautan "Lupa Password?". Klik tautan tersebut dan ikuti instruksi untuk mereset kata sandi Anda, yang biasanya akan dikirimkan melalui email yang terdaftar.
Untuk Admin & Super Admin
Super Admin adalah administrator pusat yang mengelola data master seluruh sistem (daftar madrasah, akun Admin, data Pengawas). Admin Madrasah adalah administrator di tingkat satuan pendidikan yang mengelola data operasional harian di madrasahnya (akun guru, siswa, jadwal).
Login sebagai Super Admin, masuk ke menu "Data Master" > "Data Madrasah", lalu klik "Tambah Madrasah Baru" dan isi formulir yang diperlukan (Nama, NPSN, Jenjang, dll).
Di menu "Manajemen Pengguna" > "Admin Madrasah", klik "Tambah Admin Baru", isi detailnya, dan pilih madrasah yang akan dikelola oleh admin tersebut.
Masuk ke menu "Wilayah Binaan", pilih nama Pengawas. Sistem akan menampilkan dua kolom. Pindahkan madrasah dari kolom "Tersedia" ke kolom "Binaan" untuk menetapkannya.
Login sebagai Admin Madrasah, pilih menu "Data Pengguna" > "Guru" atau "Kepala Madrasah", lalu klik "Tambah Baru" dan isi data diri, NIP/NUPTK, dan info kontak.
Gunakan fitur impor massal. Masuk ke "Akademik" > "Data Siswa", klik "Impor Data Siswa". Unduh templat Excel yang disediakan, isi data siswa sesuai format, lalu unggah kembali file tersebut.
Masuk ke menu "Akademik" > "Rombongan Belajar", klik "Buat Rombel Baru", beri nama (misal: "Kelas X-MIPA-1") dan pilih tahun ajaran. Setelah itu, klik "Kelola Siswa" untuk memasukkan siswa ke dalam rombel tersebut.
Pilih menu "Akademik" > "Jadwal Pelajaran". Pilih kelas yang ingin diatur jadwalnya. Klik pada slot hari dan jam, lalu pilih Mata Pelajaran dan Guru Pengampu dari dropdown.
Gunakan menu "Pengumuman". Klik "Buat Pengumuman Baru", tulis judul dan isi pengumuman, lalu klik "Terbitkan". Pengumuman akan muncul di dasbor setiap guru dan kepala madrasah.
Anda bisa membantu mereset kata sandi. Masuk ke menu "Data Pengguna" > "Guru", cari nama guru tersebut, lalu klik ikon kunci atau tombol "Reset Kata Sandi". Kata sandi baru akan dikirimkan ke email guru tersebut.
Teknis & Keamanan
SmartPajar menggunakan model arsitektur Client-Server. Browser Anda bertindak sebagai Client (Klien) yang mengirim permintaan, dan pusat komputasi kami bertindak sebagai Server yang memproses permintaan dan mengelola database.
Front-End (sisi klien) dibangun menggunakan teknologi web modern seperti HTML, CSS, dan JavaScript untuk memastikan tampilan yang responsif dan interaktif di berbagai perangkat.
Data disimpan dalam Sistem Manajemen Basis Data Relasional (RDBMS) yang terstruktur. Ini memastikan integritas, keamanan, dan kecepatan akses data, di mana semua data terhubung secara logis (misal, laporan terhubung ke guru, guru terhubung ke jadwal).
Tidak. SmartPajar menerapkan model Role-Based Access Control (RBAC) yang ketat. Apa yang bisa Anda lihat dan lakukan di dalam sistem sepenuhnya ditentukan oleh peran Anda. Ini menjaga kerahasiaan dan integritas data.
Berdasarkan matriks hak akses, data nilai siswa hanya bisa di-input dan diedit (Create, Update, Delete) oleh Guru yang bersangkutan. Kepala Madrasah, Pengawas, dan Orang Tua anak tersebut hanya bisa melihatnya (Read).
Hanya Admin Madrasah yang memiliki hak penuh untuk membuat dan mengubah jadwal pelajaran. Guru tidak bisa mengubah jadwal secara langsung, tetapi bisa mengajukan permintaan perubahan.
Jika ada pembaruan atau maintenance terjadwal, biasanya akan ada pengumuman yang disiarkan di dalam sistem beberapa hari sebelumnya. Selama masa maintenance, sistem mungkin tidak dapat diakses sementara waktu.
SmartPajar dirancang untuk berfungsi dengan baik di semua browser web modern seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, dan Microsoft Edge. Disarankan untuk selalu menggunakan versi terbaru dari browser Anda.
Jika Anda mengalami kendala atau memiliki pertanyaan teknis yang tidak terjawab di sini, silakan hubungi tim dukungan teknis melalui email di support@smartpajar.id atau melalui nomor WhatsApp Helpdesk yang tertera di modul.
Sistem dirancang dengan prosedur pencadangan (backup) data secara berkala untuk meminimalisir risiko kehilangan data. Semua data yang Anda masukkan disimpan di server yang aman.